Hướng dẫn sử dụng Google Sheets cho người mới bắt đầu [NEW]

Google Sheets là một ứng dụng bảng tính có giao diện và cách thức hoạt động tương tự như bất kỳ công cụ bảng tính nào khác. Điểm đặc biệt của Google Sheets là một ứng dụng trực tuyến nên nó cung cấp nhiều tính năng hơn. Dưới đây là một số tính năng khiến Google Sheets trở nên nổi bật và được tin dùng bởi nhiều người:

  • Bạn có thể sử dụng Google Sheets ở mọi nơi chỉ cần có kết nối internet.
  • Hoạt động trên mọi thiết bị bao gồm các ứng dụng di động hệ điều hành iOS và Android cùng với ứng dụng chính trên web.
  • Google Sheets miễn phí và đi kèm với Google Drive, Google Docs và Google Slieds để chia sẻ tệp, tài liệu và bản trình bày trực tuyến.
  • Bao gồm hầu hết tất cả các hàm giống với Excel
  • Có thể tải xuống các tiện ích bổ sung, tạo tiện ích bổ sung của riêng mình và viết mã tùy chỉnh.
  • Là ứng dụng trực tuyến, vì vậy bạn có thể tự động thu thập dữ liệu với bảng tính của mình và làm hầu hết mọi tác vụ mà bạn muốn.

Cho dù bạn là người mới làm quen với bảng tính hay một người có kinh nghiệm làm việc với Excel đang tìm kiếm một phương thức làm việc tốt hơn thì bài viết này sẽ giúp bạn khai thác tối đa tính năng của Google Sheets từ cơ bản đến nâng cao.

Trước khi bắt đầu, hãy cùng tìm hiểu một số thuật ngữ cơ bản trong Google Sheets sau đây:

  • Ô (Cell): Một điểm dữ liệu hoặc phần tử trong bảng tính.
  • Cột (Column): Tập hợp các ô theo chiều dọc.
  • Hàng (Row): Một tập hợp các ô theo chiều ngang.
  • Phạm vi (Range): Một lựa chọn các ô được mở rộng trên một hàng, cột hoặc cả hai.
  • Hàm (Function): Thao tác được tích hợp sẵn trong bảng tính, được sử dụng để tính toán các giá trị ô, hàng, cột hoặc phạm vi,…
  • Công thức (Formula): Sự kết hợp của các hàm, ô, hàng, cột và phạm vi được sử dụng để tính ra một kết quả cụ thể.
  • Trang tính (Worksheet, Sheets): Tập hợp các hàng và cột được đặt tên tạo nên bảng tính, một bảng tính có thể có nhiều trang tính.
  • Bảng tính (Spreadsheet): Toàn bộ tài liệu chứa trang tính của bạn.

1. Tạo bảng tính và điền dữ liệu vào bảng tính

Điểm nổi bật nhất của Google Sheets là nó miễn phí và hoạt động trên mọi thiết bị, giúp bạn dễ dàng làm theo các hướng dẫn trong bài viết này. Bạn chỉ cần một trình duyệt web hoặc ứng dụng Google Sheet trên thiết bị iOS hoặc Android, một tài khoản Google miễn phí, sau đó truy cập sheet.google.com và bắt đầu thực hành các bước như sau.

Tạo một bảng tính mới trong Google Sheets

  • Nhấp vào nút New màu đỏ trên trang tổng quan Google Drive của bạn và chọn Google Sheets
  • Mở menu từ bên trong bảng tính và chọn File => New Spreadsheet
  • Nhấp vào Blank hoặc chọn một mẫu trên trang chủ Google Sheets

hướng dẫn sử dụng google sheets

Thao tác này sẽ tạo một bảng tính mới hoặc một mẫu có sẵn. Tuy nhiên, bài viết này sẽ chỉ cho bạn các thao tác trên một bảng tính mới.

Google Sheets có giao diện tương tự như các bảng tính khác với các biểu tượng và tab chỉnh sửa văn bản ở thanh menu bên trên và các sheets bổ sung ở bên dưới. Điểm khác biệt duy nhất ở giao diện của Google Sheets là tính đơn giản và trực quan, dễ hiểu.

google sheets

Thêm dữ liệu vào bảng tính

Ngay sau khi bạn mở một bảng tính mới, bạn sẽ thấy dữ liệu được gợi ý điền vào ô trên cùng bên trái với đường viền màu xanh xung quanh ô.

Một ô vuông riêng lẻ trong bảng tính được gọi là ô (cell) chúng được sắp xếp thành các hàng và cột với ID số và chữ cái tương ứng. Mỗi ô phải chứa một giá trị.

Bạn có thể chọn một ô bất kỳ để bắt đầu, khi nhập xong dữ liệu vào ô, bạn có thể thực hiện một trong 4 thao tác sau:

  • Nhấn ENTER để lưu dữ liệu và di chuyển đến đầu hàng tiếp theo
  • Nhấn TAB để lưu dữ liệu và di chuyển sang phải trong cùng một hàng
  • Sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím (lên, xuống, trái và phải) để di chuyển 1 ô theo hướng đó
  • Nhấp vào bất kỳ ô nào để chuyển trực tiếp đến ô đó

Nếu bạn không muốn gõ thủ công, bạn cũng có thể thêm dữ liệu vào Bảng tính của bạn theo cách sau:

  • Sao chép và dán văn bản hoặc số vào bảng tính
  • Sao chép và dán bảng HTML từ một trang web
  • Nhập bảng tính hiện có ở định dạng csv, xls, xlsx và các định dạng khác
  • Sao chép bất kỳ giá trị nào trong một ô trên một phạm vi ô bằng cách nhấp và kéo

Copy & Paste là thao tác khá đơn giản, tuy nhiên đôi khi bạn lại muốn sao chép tập hợp dữ liệu từ một trang web hoặc PDF và nó sẽ chỉ dán vào một ô hoặc định dạng mọi thứ theo mẫu gốc. Hãy thử sử dụng hàm Import để lấy dữ liệu từ một bảng HTML vào bảng tính của bạn nhanh chóng hơn.

Lưu ý: Chỉ nhấp 1 lần vào ô trước khi dán dữ liệu, Google Sheets sẽ biến ô đó thành danh sách với mỗi mục trong một ô riêng. Nếu bạn nhấp 2 lần vào một ô, Google sheets sẽ dán tất cả dữ liệu vào cùng một ô.

google sheets

Nếu sau khi chuyển dữ liệu vào Sheets, bạn thấy định dạng của chúng vẫn chưa chính xác. Đừng lo lắng, chúng ta sẽ khắc phục điều đó trong phần tiếp theo.

Thao tác nhập file lên Google Sheets cũng khá đơn giản. Bạn có thể nhập trực tiếp vào bảng tính hiện tại, tạo bảng tính mới hoặc thay thế một trang tính (tức là một tab riêng lẻ) bằng dữ liệu đã nhập.

Các tệp phổ biến nhất mà bạn sẽ nhập là CSV (các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy) hoặc XLS và XLSX (file từ Microsoft Excel). Để nhập file từ bên ngoài Google Drive của bạn, hãy di chuyển đến menu FILE => IMPORT => UPLOAD.

google sheets

Bên cạnh đó, nếu bạn đã lưu Google Sheets (hoặc CSV, XLS hoặc file từ bảng tính khác) trong tài khoản Google Drive, bạn có thể nhập trực tiếp vào bảng tính của mình bằng các thao tác tương tự, chỉ cần tìm kiếm trên Drive của bạn tại cửa sổ nhập.

Bạn nên chú ý đến thao tác kéo ô để sao chép dữ liệu, vì nó sẽ rất cần thiết khi thiết lập công thức trong bảng tính của bạn.

google sheets

Bằng cách kéo chấm nhỏ màu xanh lam ở góc dưới cùng bên phải của một ô được đánh dấu trên hoặc xuống, bạn có thể:

  • Sao chép dữ liệu của một ô sang một số ô lân cận (bao gồm cả định dạng)
  • Sao chép công thức của một ô sang các ô lân cận (tính năng nâng cao)
  • Tạo danh sách được sắp xếp theo thứ tự các dữ liệu văn bản

Dưới đây là một ví dụ về cách tạo một danh sách có thứ tự. Hãy thử thêm văn bản Contestant 1 vào ô A1, sau đó nhấp và kéo chấm nhỏ màu xanh lam ở góc dưới cùng bên phải của ô được đánh dấu xuống hoặc qua bất kỳ ô lân cận nào.

google sheets

Nếu không có số nào tương ứng với Contestant 1, hành động kéo này sẽ chỉ sao chép Contestant 1 vào bất kỳ ô nào bạn kéo qua. Nhưng vì có số, Google Sheets đã tăng +1 vào ô tiếp theo.

2. Định dạng dữ liệu

Cho dù bạn đang theo dõi chi phí, nhập điểm của học sinh hay theo dõi dữ liệu khách hàng,… bạn chắc chắn sẽ muốn định dạng cho dữ liệu của mình.

Các tùy chọn định dạng cơ bản trong Google Sheets có sẵn ở thanh cụ phía trên. Chúng được gắn nhãn với các hình ảnh biểu tượng, nhưng để thao tác nhanh khi làm việc trên Google Sheets, bạn chỉ cần di chuột qua các biểu tượng định dạng để xem thử các phím tắt, giúp bạn làm việc nhanh hơn.

google sheets

Các chức năng như Print, Undo / Redo, Font Settings / Styling tương tự như những gì bạn vẫn làm trên các trình chỉnh sửa văn bản quen thuộc bạn thường sử dụng.  Các phím tắt cũng giống như vậy, vì vậy bạn sẽ nhanh chóng bắt nhịp với Google Sheets.

Với những công cụ định dạng nâng cao, cách tốt nhất để bạn làm quen với chúng là thực hành với các ví dụ cụ thể.

Dưới đây một danh sách các lựa chọn bữa sáng với thành phần, số lượng, giá cả và có gắn liên kết đến video YouTube để biết cách làm.

google sheets

Bạn có thể sử dụng bảng tính này để dễ dàng theo dõi thông tin. Trên thực tế, phần lớn các bảng tính đều trông giống như vậy, Google Sheets giúp việc nắm bắt, chia sẻ thông tin trở nên đơn giản và nó hoạt động như một công cụ ghi chú có cấu trúc cao.

Giả sử rằng bạn phải xử lý rất nhiều bảng tính mỗi ngày (hoặc phải chia sẻ  bảng tính) và dưới đây là một ví dụ về một bảng tính được chia sẻ với bạn. Nó thực sự nhàm chán và nếu đó là một tập dữ liệu lớn thì sẽ rất khó nắm bắt nếu chỉ đọc lướt qua.

Ví dụ đơn giản ở phía trên dù thiếu định dạng nhưng vẫn chấp nhận được. Nó cung cấp và lưu trữ những thông tin đơn giản, nhưng không phải bảng tính nào cũng như vậy.

Bạn có thể làm cho bảng tính trên thân thiện hơn bằng một số định dạng. Đầu tiên, hãy Freeze (Cố định) hàng đầu tiên, nghĩa là nếu chúng ta cuộn bảng tính xuống, hàng đầu tiên sẽ vẫn hiển thị, bất kể có bao nhiêu dữ liệu nằm bên dưới nó. Thao tác này cho phép bạn có một danh sách dài và giúp theo dõi thông tin dễ dàng hơn.

Có hai cách để cố định hàng:

  • Nhấp vào VIEW => FREEZE => 1 ROW trong thanh điều hướng để khóa hàng đầu tiên.
  • Di chuột qua thanh màu xám đậm ở trên cùng bên trái của bảng tính (cho đến khi nó hiện biểu tượng bàn tay) và kéo giữa các hàng 1 và 2.

google sheets

Tiếp theo, hãy làm cho tiêu đề nổi bật với một số định dạng văn bản đơn giản:

  • Kéo để chọn các ô bạn muốn định dạng
  • In đậm văn bản
  • Tăng kích thước phông chữ lên 12
  • Căn giữa toàn bộ hàng
  • Tô màu xám cho các ô

google sheets

Tiếp theo là định dạng hàng Average Price / Serving thành giá trị đô la, bạn sẽ thấy như sau:

google sheets

Bây giờ, hãy thêm ký hiệu tiền đô với tùy chọn Format as $ cho các giá trị cụ thể (hoặc toàn bộ hàng) được đánh dấu.

google sheets

Bạn sẽ thấy rằng các ô đã chọn được hiển thị dưới dạng số tiền chứ không phải là số thông thường.

Lưu ý: nếu bạn thực hiện thao tác này với toàn bộ hàng / cột được đánh dấu, các giá trị bạn nhập trong tương lai cũng sẽ có định dạng như vậy.

3. Thêm dữ liệu, tính toán và lọc dữ liệu bằng công thức

Google Sheets cũng tương tự như các ứng dụng bảng tính khác với một loạt các công thức được tích hợp để hoàn thành một số tác vụ thống kê và thao tác dữ liệu. Bạn có thể kết hợp các công thức để tạo các phép tính phức tạp hơn và liên kết các tác vụ với nhau. Nếu bạn đã quen thuộc với việc xử lý các con số trong Excel, thì bạn sẽ thấy dễ dàng hơn khi làm việc trong Google Sheets.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tập trung vào 5 công thức phổ biến nhất, được hiển thị trong menu thả xuống công thức từ điều hướng trên cùng.

google sheets

Bạn có thể nhấp vào một công thức để thêm nó vào một ô hoặc nhập bất kỳ công thức nào bắt đầu bằng dấu  = vào ô theo sau là tên của công thức. Google Sheets sẽ tự động điền hoặc đề xuất công thức dựa trên những gì bạn nhập, vì vậy bạn không cần phải nhớ mọi công thức.

Một số công thức cơ bản nhất trong Google Sheets bao gồm:

  • SUM : cộng một phạm vi ô
  • AVERAGE : tìm giá trị trung bình của một dải ô
  • COUNT : đếm các giá trị trong một dải ô
  • MAX : tìm giá trị cao nhất trong một dải ô
  • MIN : tìm giá trị thấp nhất trong một dải ô
  • Số học cơ bản: Bạn cũng có thể thực hiện các chức năng như cộng, trừ và nhân trực tiếp trong một ô mà không cần đặt công thức

Sử dụng công thức SUM

Quay lại với ví dụ trên về thực đơn bữa sáng, hãy bắt đầu với việc cộng tổng số nguyên liệu cần thiết cho mỗi công thức nấu ăn. Bạn có thể sử dụng công thức SUM để thêm từng giá trị trong công thức và tính được tổng số tiền.

Có ba cách để sử dụng các công thức cơ bản có thể truy cập qua điều hướng trên cùng:

  • Chọn một phạm vi sau đó nhấp vào công thức (thao tác này sẽ đặt kết quả bên dưới hoặc bên cạnh phạm vi).
  • Chọn ô kết quả (tức là ô mà bạn muốn kết quả xuất hiện), sau đó bấm vào công thức bạn muốn sử dụng từ thanh công cụ. Cuối cùng, chọn phạm vi ô để thực hiện thao tác của bạn.
  • Nhập công thức vào ô kết quả (đừng quên dấu =) sau đó nhập phạm vi theo cách thủ công hoặc chọn phạm vi.

Cả ba phương pháp sẽ được minh hoạ trong gif bên dưới. Đầu tiên là tính tổng các thành phần bằng cách chọn một phạm vi và nhấp vào SUM từ menu công thức. Thứ hai, chọn một ô kết quả và đánh dấu phạm vi ô sẽ được tổng hợp lại với nhau. Cuối cùng, nhập công thức và phạm vi theo cách thủ công.

Lưu ý : Để chọn một dải ô, hãy nhấp vào ô đầu tiên và giữ SHIFT, sau đó bấm vào ô cuối cùng trong dải. Nếu bạn muốn A1 đến A10, hãy nhấp vào A1 rồi giữ SHIFT và nhấp A10.

google sheets

Khi bạn đã chọn xong các ô mà bạn muốn thêm với nhau, hãy nhấn ENTER

Trong ví dụ trên, các bạn thấy phần trợ giúp màu xám bật lên khi bắt đầu nhập công thức. Khi bạn tạo công thức lần đầu tiên, bạn sẽ nhận thấy điểm đánh dấu màu xanh lam và dấu chấm hỏi bên cạnh ô.

Bạn có thể nhấp vào dấu chấm hỏi để bật hoặc tắt tính năng trợ giúp cho các công thức. Những mẹo này sẽ cho bạn biết loại thông tin nào có thể được sử dụng trong mỗi công thức và sẽ giúp việc tạo công thức của bạn (đặc biệt là khi bạn bắt đầu kết hợp các công thức) dễ dàng hơn nhiều.

Tiếp theo là công thức được thiết lập để SUM tất cả các thành phần bữa sáng với nhau, hãy đảm bảo rằng nó áp dụng cho tất cả các ô trong hàng đó. Ví dụ chọn ô có công thức và kéo chấm màu xanh lam qua các ô khác để sao chép công thức vào các ô đó.

7d6c99107f904cb9c3c93dd45204484c 2

Bạn sẽ nhận thấy rằng khi bạn sao chép công thức sang một ô lân cận, nó sẽ thay đổi phạm vi mà công thức mới đang tham chiếu. Ví dụ: trong cột Scrambled EggsSUM (B2: B8) nhưng trong French ToastSUM (C2: C8).

Sử dụng công thức COUNT

Để đếm số lượng thành phần trong mỗi công thức, bạn sử dụng công thức COUNT. Về cơ bản, công thức COUNT sẽ kiểm tra xem các ô trong một phạm vi có trống hay không và trả về tổng số.

Công thức này sẽ được thiết lập trong bảng tính ví dụ về các bữa ăn sáng áp dụng với hàm SUM.

google sheets

Tuy nhiên, có một mẹo mà không được đề cập trong phần trước đó là đánh dấu phạm vi ô mà bạn đang cố gắng đếm và kiểm tra ở góc dưới cùng bên phải của bảng tính. Nếu bạn đã đánh dấu một danh sách chỉ gồm toàn các số, Google Sheet sẽ tự động SUM các số đó cho bạn và hiển thị kết quả. Nếu bạn đã đánh dấu một dải số và văn bản hỗn hợp, nó sẽ COUNT giá trị.

Bạn cũng có tùy chọn để thực hiện bất kỳ hoạt động nào trong số 5 thao tác dựa trên số trên một dải số bằng cách nhấp vào nút SUM ở dưới cùng bên phải và chọn công thức mặc định mới từ menu thả ra. Từ đó, bất cứ khi nào bạn đánh dấu một dải ô, nó sẽ thực hiện công thức được chọn cuối cùng.

Hãy tinh chỉnh chi phí cho bữa sáng bằng cách tính chi phí trung bình cho mỗi khẩu phần ăn sáng với công thức AVERAGE.

Sử dụng công thức AVERAGE

Trong bảng tính ví dụ, một số giá tối thiểu và tối đa đã được thêm vào cho mỗi đơn vị trên danh sách thành phần ở bên phải các lựa chọn bữa sáng. Giá trung bình cho từng nguyên liệu sẽ được tính bằng cách sử dụng tỷ lệ thấp và cao, sau đó nhân giá trung bình kết quả của nguyên liệu với số lượng đơn vị tương ứng trong mỗi công thức.

Hãy bắt đầu bằng cách đánh dấu phạm vi giá trị (trong trường hợp này là hai giá trị cạnh nhau chứ không phải là một phạm vi dọc) và chọn công thức AVERAGE từ thanh công cụ.

Thao tác này sẽ đưa kết quả vào cột bên phải cột giá tối đa. Tiếp theo, kéo công thức xuống để áp dụng cho các kết hợp giá tối thiểu và giá tối đa khác.

google sheets

Tiếp theo, hãy gắn nhãn cột là Average Unit Cost để biết những giá trị đang được xem xét. Sau đó, hãy chuyển sang tính toán chi phí của bữa sáng bằng cách sử dụng các phép số học đơn giản.

Số học cơ bản

Chúng ta cần tính tổng chi phí của bữa sáng bằng cách nhân giá trung bình của từng thành phần với số đơn vị của nó trong công thức. Để thực hiện, hãy nhập công thức vào hàng Avg Price theo cách thủ công.

Công thức số học cơ bản cho cột Scrambled Eggs sẽ như sau:

=$I2*B2+$I3*B3+$I4*B4+$I5*B5+$I6*B6+$I7*B7+$I8*B8

Biểu tượng $ trước cột I (giá trung bình) giúp Google Sheet biết rằng bất kể chúng ta đặt công thức ở đâu trong bảng tính của mình, chúng ta luôn muốn tham chiếu đến cột I. Bằng cách đó, nếu chúng ta sao chép công thức sang các công thức khác, nó sẽ luôn sử dụng cột chi phí đơn vị trung bình thay vì chuyển tham chiếu sang cột tiếp theo khi bạn kéo để sao chép (tương tự như ví dụ SUM COUNT).

google sheets

Nếu bạn không muốn nhập các giá trị đó theo cách thủ công, có những cách dễ dàng hơn để thực hiện công thức này bằng cách sử dụng một công thức nâng cao:

=SUM(ARRAYFORMULA(B2:B8*$I2:$I8))

4. Chia sẻ, bảo vệ và di chuyển dữ liệu

Điều làm cho Google sheets trở nên mạnh mẽ và vượt trội hơn so với các đối thủ cạnh tranh khác của nó là bạn có thể dễ dàng chia sẻ và cộng tác trong thời gian thực cùng với các đồng nghiệp của mình. Cùng chỉnh sửa bảng tính là một trong những chức năng quan trọng của bảng tính và Google Sheets đã làm cho nó trở thành một trải nghiệm liền mạch.

Cách để chia sẻ bảng tính với mọi người:

  • Nhấp vào FILE => SHARE hoặc sử dụng nút Share màu xanh lam ở trên cùng bên phải
  • Nhấp vào Advanced, sau đó nhập email của những người bạn muốn chia sẻ
  • Chọn tùy chọn bảo mật mà bạn muốn và nhấn hoàn tất

google sheets

Khi mở bảng chia sẻ Advanced, bạn sẽ thấy một số tùy chọn.

google sheets

Chức năng mặc định khi bạn nhấp vào nút Share là sao chép liên kết đến bảng tính vào khay nhớ tạm của bạn.

Khi bạn chia sẻ liên kết này với ai đó qua messenger hoặc email, nếu họ nhấp vào liên kết, liên kết đó sẽ đưa họ đến bảng tính. Tuy nhiên, trừ khi bạn đã mời họ qua email (trong trường email) và chọn Can Edit, họ vẫn cần yêu cầu quyền truy cập để thực hiện thay đổi.

Nếu bạn muốn cấp quyền chỉnh sử cho bất kỳ ai trong tổ chức hoặc công ty, hãy nhấp vào nút change… trong phần Who has Access và chọn On – Tên tổ chức (công ty) của bạn.

Lưu ý: tùy chọn này sẽ chỉ xuất hiện nếu bạn đang sử dụng Google Apps for Work.

google sheets

Người được xác định là In your organization khi họ có địa chỉ email và tài khoản Google thuộc công ty của bạn. Trong trường hợp công ty của bạn có địa chỉ email là @michaelgrubbs.com và bất kỳ ai đăng nhập vào một trong những tài khoản đó đều có thể truy cập bảng tính.

Chia sẻ bảng tính với các thiết bị và ứng dụng của bạn

Mặc dù Google Sheets và Drive được xây dựng để chia sẻ giữa nhiều người với nhau, nhưng bạn sẽ nhận thấy rằng rất nhiều lần các bảng tính của bạn được tạo dưới dạng tài liệu nội bộ và việc chia sẻ chỉ là thứ yếu để thực sự hoàn thành công việc.

Bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc trên bảng tính của mình và chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực bằng cách tận dụng các tiện ích bổ sung hữu ích sau:

  • Các ứng dụng di động của Google Tài liệu. Bạn có thể sử dụng Google Sheet dành cho thiết bị di động để xem và chỉnh sửa bảng tính của mình, chia sẻ liên kết khi đang di chuyển và thêm người dùng. Nó hoàn toàn tiện lợ và hữu ích nhưng không thể thay thế ứng dụng web.
  • Đồng bộ hóa Google Drive với máy tính để bàn của bạn. Google Drive cho phép bạn dễ dàng tải tệp từ máy tính cục bộ lên Drive trực tuyến của mình. Điều này giúp cộng tác viên của bạn có thể truy cập chúng và cũng cho phép bạn nhanh chóng nhập chúng vào bảng tính và các tài liệu khác.
  • Một công cụ của bên thứ ba. Bạn có thể sử dụng các công cụ của bên thứ 3 để tự động thêm dữ liệu vào bảng tính của mình, gửi tệp đến tài khoản Google Drive của bạn, thông báo cho bạn về sự thay đổi đối với Sheets.

Tải xuống dữ liệu của bạn

Nếu bạn cần gửi file cho các cộng tác viên bên ngoài, hãy tải file lên một hệ thống khác hoặc tạo một bản sao lưu, sau đó chuyển sang một trong nhiều tùy chọn xuất dữ liệu của Google Sheet.

Các bản xuất phổ biến nhất sẽ là .xls (tài liệu Excel) hoặc .csv (các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy). Nếu bạn không chắc nên sử dụng định dạng nào, .csv thường là lựa chọn tốt nhất.

Sử dụng Google Sheets ở chế độ ngoại tuyến

Nếu bạn lo lắng về việc không thể sử dụng Google Sheets khi mất kết nối internet thì đừng lo, Google Sheets có Offline Mode (Chế độ ngoại tuyến) sẽ tự động đồng bộ hóa các thay đổi của bạn với tài liệu khi bạn kết nối lại với internet.

Để sử dụng chế độ ngoại tuyến, bạn sẽ cần:

  • Google Chrome
  • Ứng dụng web Google Drive dành cho Chrome
  • Đồng bộ hóa Google Drive

Google Sheets là một công cụ mạnh mẽ với tất cả các tính năng bạn cần có của một ứng dụng bảng tính online. Trên thực tế có rất nhiều ví dụ về việc sử dụng bảng tính phục vụ cho công việc (cá nhân và doanh nghiệp). Cho dù bạn cần lập ngân sách, phác thảo đề án, thu thập dữ liệu cho một dự án nghiên cứu hay ghi lại thông tin từ bất kỳ ứng dụng nào khác được kết nối với nó thì Google Sheets đều có thể làm cho dữ liệu của bạn trở nên sống động. Và với mọi thứ được lưu trữ trong Google Drive, bạn sẽ không bao giờ lo lắng về việc mất dữ liệu nữa ngay cả khi máy tính của bạn gặp sự cố.

Xem thêm: Hướng dẫn khắc phục sự cố khi Google Docs và Google Sheets không tự động lưu