Hướng dẫn cách mã hóa tài liệu lưu trữ trên Google Drive [NEW]

Google vẫn chưa thêm bảo vệ bằng mật khẩu cho Google Documents và Google Drive có thể không cho phép bạn mã hóa các tài liệu Google Documents riêng lẻ.

Nếu bạn muốn giữ an toàn cho các tệp tài liệu của mình khỏi người ngoài, thì mã hóa là lựa chọn tốt nhất, đặc biệt nếu bạn lưu trữ các tệp đó trên đám mây. Có một số phương pháp để bảo vệ an ninh và quyền riêng tư của bạn, giữ cho các tài liệu được liên kết trên đám mây được bảo vệ bằng mật khẩu.

Mã hóa tài liệu được lưu trữ trên google drive

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn một số cách có thể để khóa tài liệu bạn đã lưu trữ trong Google Drive.

Đảm bảo thiết bị của bạn an toàn

Các tài liệu Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày có thể không có tùy chọn bảo vệ bằng mật khẩu riêng lẻ, nhưng chúng vẫn được bảo vệ trên máy chủ của Google. Khi bạn đã chia sẻ tệp tài liệu, những người dùng khác không thể xem tệp của bạn nếu không có tên người dùng và mật khẩu Tài khoản Google của bạn.

Để bảo vệ tài liệu của mình khỏi người ngoài, bạn nên đảm bảo tài khoản của mình luôn an toàn bằng cách: sử dụng mật khẩu mạnh, bật xác thực hai yếu tố và sử dụng khóa bảo mật phần cứng như Titan hoặc YubiKey để bảo vệ. tài khoản tốt nhất. Với các bước bảo mật này, người ngoài rất khó có thể truy cập vào tài khoản của bạn.

mã hóa tài liệu

Bạn lo lắng về việc máy tính xách tay hoặc điện thoại của mình bị theo dõi và bạn muốn bảo vệ những thiết bị đó bằng mật khẩu hoặc mã PIN và mã hóa bộ nhớ của nó. Điện thoại của bạn có thể đã được mã hóa, nhưng trên máy tính xách tay, bạn nên đảm bảo bật BitLocker (Windows) hoặc FileVault (Mac) trong cài đặt của máy tính để ngăn chặn kẻ trộm.

Cách này khá an toàn đảm bảo rằng những người xung quanh bạn hoặc kẻ trộm máy tính sẽ không thể đột nhập vào tài liệu. Tuy nhiên, nếu Máy chủ của Google bị tin tặc tấn công hoặc nhân viên của Google tò mò về tài liệu, các biện pháp bảo mật sẽ không thể bảo vệ tài khoản của bạn.

Mã hóa tài liệu bằng Word hoặc Acrobat

mã hóa tài liệu

Lưu trữ đám mây an toàn nhất là lưu trữ bạn kiểm soát hoặc ít nhất là lưu trữ bạn có thể kiểm soát mã hóa. Tuy nhiên, cho đến khi Google bổ sung bảo vệ bằng mật khẩu, tốt nhất bạn nên thêm một lớp mã hóa bổ sung vào tài liệu trước khi tải lên.

Nếu bạn đã cài đặt Microsoft Office trên PC, cách dễ nhất là sử dụng tính năng mã hóa tích hợp của nó. Mở tài liệu đã chọn và đi tới Tệp> Bảo vệ Tài liệu> Mã hóa bằng Mật khẩu. Chọn mật khẩu cho tệp và sau đó tải tệp lên Google Drive (nếu bạn quên mật khẩu, tệp sẽ bị mất vĩnh viễn).

mã hóa tài liệu

Nếu bạn sử dụng phiên bản trả phí của Acrobat, bạn có thể mật khẩu bảo vệ tệp PDF bằng cách làm theo các bước sau: Tệp> Bảo vệ bằng mật khẩu, sau đó bật mật khẩu. Ngoài ra, có một số dịch vụ trực tuyến miễn phí có thể giúp bạn thực hiện các bước để bảo vệ tệp PDF.

Bạn không cần phải chỉnh sửa tệp tài liệu trực tuyến vì Google sẽ không thể đọc tệp. Nếu cần xem hoặc chỉnh sửa tệp, bạn vẫn có thể tải xuống và mở chúng trên bất kỳ PC nào có cài đặt Microsoft Office hoặc Adobe Acrobat. Mở khóa tệp, thực hiện các chỉnh sửa cần thiết, sau đó mã hóa lại và thay thế tệp đó trong Google Drive.

Mã hóa tài liệu bằng Boxcryptor

mã hóa tài liệu

Nếu bạn cần mã hóa các tài liệu không phải Office hoặc bạn không sở hữu bản sao của Microsoft Office, thì Boxcryptor là một lựa chọn linh hoạt hơn. Boxcryptor rất giống với Dropbox, Google Drive và các dịch vụ lưu trữ đám mây khác. Thay vì sử dụng dịch vụ đám mây của riêng mình, Boxcryptor kết nối với các chương trình đồng bộ hóa đám mây đã được cài đặt trên PC.

Bạn có thể cài đặt Boxcryptor, bật Google Drive trong cài đặt của Boxcryptor, sau đó truy cập Boxcryptor từ thanh bên File Explorer. Nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp nào bạn muốn bảo mật, chọn Boxcryptor> Encrypt và thấy hộp kiểm chuyển sang màu xanh lục. Bạn sẽ vẫn thấy các tệp trong Google Drive, nhưng sẽ không thể truy cập chúng trừ khi bạn đã cài đặt và đăng nhập vào Boxcryptor.

Lưu ý: Boxcryptor miễn phí đồng bộ dịch vụ lưu trữ đám mây giữa hai PC, nhưng nếu bạn muốn sử dụng nhiều dịch vụ hoặc nhiều thiết bị, bạn nên sử dụng gói trả phí 48 đô la / năm.

Mã hóa tài liệu với Veracrypt

mã hóa tài liệu

Nếu bạn muốn một tiện ích mã hóa tài liệu hoàn toàn miễn phí và có thể sử dụng với bất kỳ dịch vụ lưu trữ đám mây hay bất kỳ thiết bị nào, thì Veracrypt là một sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn. Veracrypt có sẵn cho Windows, macOS và Linux và có thể tạo vùng chứa mã hóa nơi bạn có thể lưu trữ bất kỳ tệp nào bạn muốn, sau đó tệp của bạn sẽ được giữ an toàn ở bất kỳ đâu.

Veracrypt khá thân thiện với người dùng, đặc biệt là đối với người mới bắt đầu. Chỉ cần cài đặt chương trình, tạo một vùng chứa tệp được mã hóa mới trong thư mục Google Drive và gắn tệp từ cửa sổ Veracrypt chính. Nó sẽ xuất hiện dưới dạng ổ cứng ngoài, sau đó bạn có thể kéo các tệp quan trọng vào đó, ngắt kết nối ổ và vùng chứa được mã hóa sẽ được lưu trữ an toàn trong tài khoản Google của bạn. Veracrypt cần được cài đặt trên bất kỳ PC nào bạn sử dụng để truy cập tài liệu bên trong vùng chứa đó.

Rất tiếc, Google vẫn chưa thêm tính năng bảo mật bằng mật khẩu đơn giản cho Google Docs, nhưng hiện tại bạn có thể thử một trong các cách trên để đảm bảo an toàn hơn cho tài liệu của mình.

Xem thêm: Hướng dẫn cách chia sẻ tài liệu trong Google Docs với người khác