Hướng dẫn cách chia sẻ sheet cụ thể trong Google Sheets [NEW]

Thông thường, khi bạn chia sẻ một Trang tính, tất cả các trang tính sẽ được chia sẻ cùng một lúc, nhưng đôi khi, bạn chỉ muốn chia sẻ duy nhất một trang tính với một đối tượng cụ thể.

Thật không may, không có cách nào để chỉ chia sẻ một trang tính trong Google Trang tính. Thay vào đó, bạn cần phải sáng tạo một chút.

Hãy xem cách chia sẻ chỉ một trang tính trong Google Trang tính.

Thiết kế của Google Trang tính

Nếu bạn đã quen thuộc với Excel, bạn cũng đã quen với Google Trang tính. Tài liệu “Google Trang tính” là một tài liệu duy nhất – được gọi là “sổ làm việc” – bao gồm nhiều trang.

Thông thường, khi bạn chia sẻ Google Trang tính, bạn đang chia sẻ toàn bộ tài liệu.

chia sẻ trang tính cụ thể trong trang tính của Google

Trong ví dụ này, có một trang tính chứa lịch làm việc của nhân viên. Có một trang cho “Anna” và một trang khác cho “Aaron”.

Có thể hiểu, khi bạn chỉ muốn chia sẻ một phần cho một đối tượng cụ thể. Nhưng bạn muốn giữ mọi thứ trong một tệp.

Bạn phải làm quen với cách chia sẻ tệp Google Trang tính. Nhấp vào nút “Chia sẻ”. Từ đó, bạn có thể “thêm người hoặc nhóm” hoặc nhận một liên kết có thể chia sẻ.

chia sẻ tờ

Khi chia sẻ, bạn có thể chọn một trong ba cách phân loại:

  • Người xem: Đây là người có thể xem nội dung, nhưng không thể nhận xét hoặc chỉnh sửa nội dung đó.
  • Người bình luận: Đây là người có thể để lại bình luận nhưng không thể tự chỉnh sửa tài liệu.
  • Biên tập viên: Đây là người có thể xem nội dung, để lại nhận xét và chỉnh sửa tệp.

Nói chung, bạn nên chia sẻ hầu hết các tài liệu với tư cách “người đánh giá” hoặc “người xem”. Khi bạn cho phép mọi người chỉnh sửa tài liệu của mình, bạn có nguy cơ bị mất hoặc thay đổi nội dung.

Nếu bạn cho phép người khác chỉnh sửa tài liệu, bạn sẽ có thể theo dõi những thay đổi nhất định. Bạn sẽ thấy ai đã chỉnh sửa những gì, khi nào và có thể hoàn nguyên các thay đổi nếu bạn muốn. Tuy nhiên, điều này rất nguy hiểm và ai đó có thể chia sẻ tệp của bạn với những người không nên có hoặc xóa chúng hoàn toàn.

Tuy nhiên, một vấn đề với việc chia sẻ tệp là nó sẽ chia sẻ toàn bộ tài liệu

Nếu bạn chỉ muốn chia sẻ một trang tính trong Google Trang tính, bạn thường phải xóa dữ liệu không liên quan khỏi tệp.

Có một số phương pháp bạn có thể sử dụng để làm điều này.

Gửi liên kết của một trang cụ thể đến đúng đối tượng

Phương pháp này được sử dụng trong trường hợp bạn không muốn ẩn dữ liệu trong các sheet khác, bạn chỉ muốn đảm bảo rằng người nhận vào đúng sheet, tránh nhầm lẫn giữa các sheet.

Bạn có thể gửi liên kết trực tiếp của một trang tính cụ thể trong Google Trang tính cho người có nhu cầu bằng cách sau.

chia sẻ tờ

Trên trang đầu tiên, bạn sẽ thấy gid = 0 ở cuối URL. Nhưng khi bạn nhấp vào trang tính cụ thể, bạn sẽ thấy gid là một dải số cụ thể. Trong ví dụ trên, tab Aaron có gid = 2068619782.

Thêm “gid = 2068619782” vào cuối các URL có thể chia sẻ của bạn và gửi cho người cần chúng, họ sẽ tự động được chuyển hướng đến trang tính thích hợp.

Mặc dù được chuyển hướng đến một địa chỉ cụ thể, người nhận liên kết vẫn có thể nhấp vào bất kỳ trang tính nào khác trong tệp.

Ngoài ra, phương pháp này không dễ dàng vì bạn sẽ cần tìm “gid”

Nhưng nếu bạn chỉ gửi cho ai đó một URL cụ thể và bạn không đặc biệt quan tâm đến việc liệu họ có thể xem dữ liệu khác hay không, thì đây là giải pháp tốt nhất hiện có.

Bảo vệ trang tính khỏi bị người dùng khác xem

Nơi một trang tính chứa thông tin đặc quyền và bạn cần bảo vệ phần nội dung đó khỏi người xem khi họ chia sẻ tệp.

Trong ví dụ trong bài học này, có một sheet được gọi là thông tin bảng lương mà chủ nhân của sheet muốn ẩn với người được chia sẻ nó.

Bạn có thể nhấp chuột phải vào trang tính và nhấp vào “Ẩn” để ẩn điều này với người dùng. Miễn là người dùng là “Người nhận xét” hoặc “Người xem”, họ sẽ không thể chỉnh sửa trang tính để hiện trang tính.

Vấn đề với phương pháp này là bạn sẽ phải “bỏ ẩn” trang tính khi bạn muốn xem nội dung.

chia sẻ tờ

Khi bạn hiện một trang tính, những người khác có thể nhìn thấy trang tính đó. Và, bạn sẽ chỉ có thể ẩn mọi thứ với mọi người cùng một lúc, không chỉ với một người tại một thời điểm.

Bảo vệ các trang tính khác

Bạn có thể tùy chỉnh bảo vệ cho trang tính, có nghĩa là mọi người không thể chỉnh sửa trang tính ngay cả khi họ có thể xem chúng.

Ví dụ: bạn có thể đặt bảo vệ để Anna không thể chỉnh sửa trang tính của Aaron và Aaron không thể chỉnh sửa trang tính của Anna.

chia sẻ tờ

Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp chuột phải vào một trang tính và chọn “Bảo vệ Trang tính”. Từ đó, bạn chọn những người dùng có thể thực hiện thay đổi đối với trang tính.

Nhược điểm của cách làm này là bạn không thể giấu thông tin. Bạn chỉ có thể bảo vệ nó khỏi bị thay đổi. Nếu bạn có thông tin đặc quyền trên các trang tính này mà bạn muốn bảo vệ, điều này sẽ không giúp ích gì cho việc ẩn thông tin.

Tạo một tệp mới với một trang tính

Một cách hữu ích để chia sẻ một trang tính là trước tiên hãy tạo một bản sao của tệp.

chia sẻ tờ

Sau đó, xóa các trang có thông tin bạn không muốn chia sẻ và sau đó chia sẻ trang tính với những người bạn đã cho phép truy cập.

Điều này có một số lợi thế về quyền riêng tư và bảo mật. Một, dữ liệu bạn muốn bảo vệ không còn trong tệp. Bạn không cần phải lo lắng về việc liệu họ có thể truy cập nó hay không vì dữ liệu không có ở đó. Bạn cũng không cần phải chia sẻ nó theo bất kỳ cách đặc biệt nào; chia sẻ nó với cá nhân là tất cả những gì bạn cần.

Nhưng nó cũng có một số nhược điểm. Bạn sẽ phải cập nhật từng trang tính độc lập với tài liệu lớn hơn. Bạn sẽ không thể giữ các liên kết giữa các trang tính vì chúng sẽ là các sổ làm việc riêng biệt. Và bạn sẽ có rất nhiều tệp bổ sung.

Lưu ý: Ngoài ra còn có một số cách khác để bạn có thể tạo sổ làm việc chỉ chứa một trang tính. Ví dụ: bạn có thể tạo một sổ làm việc mới, trống và nhân bản trang tính theo cách thủ công.

Xuất trang Google Trang tính

Vì vậy, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không muốn xử lý nhiều sổ làm việc nhưng muốn chia sẻ một trang tính duy nhất?

Có một giải pháp cuối cùng bạn có thể thử: xuất từ ​​tài liệu. Với phương pháp này, bạn giữ sổ làm việc gốc.

Đầu tiên, truy cập Tệp -> Tải xuống. Sau đó chọn “Tài liệu PDF”.

Ở trên cùng, bạn sẽ thấy “Trang tính hiện tại”. Điều này cho phép bạn chỉ xuất trang tính hiện tại.

chia sẻ tờ

Thao tác này sẽ tạo một tệp bổ sung mà bạn có thể chia sẻ qua Google Documents hoặc email dưới dạng tệp đính kèm. Nhưng nó không yêu cầu thay đổi tài liệu gốc. Thay vào đó, bạn sẽ có thể xuất từng trang bất cứ khi nào bạn muốn chia sẻ một trang nhất định.

Và, bạn sẽ biết rằng dữ liệu bạn đang cố bảo vệ không có trong tệp bạn đang chia sẻ. Đối với hầu hết mọi người, đây sẽ là cách nhanh nhất, dễ nhất để chia sẻ trang tính trên Google Trang tính. Nhược điểm là bạn sẽ xuất nó dưới dạng tài liệu PDF, đây không phải là thứ mà người khác có thể chỉnh sửa hoặc chia sẻ lại với bạn.

Lưu ý: Bạn cũng có thể xuất trang tính XLS bằng phương pháp này, nhưng nó sẽ xuất toàn bộ sổ làm việc. Nếu muốn, bạn có thể xuất trang tính XLS và sau đó xóa các trang bạn không muốn – nhưng điều đó vẫn tạo ra các vấn đề khác, vì nó làm phức tạp đường dẫn nội dung của bạn. Cuối cùng, mục tiêu là có thể xuất một trang tính từ Google trang tính của bạn mà không làm gián đoạn sổ làm việc gốc hoặc yêu cầu quá nhiều bước.

In trang tính

Tất nhiên, cũng cần lưu ý rằng có một cách trực tiếp hơn nhiều để chia sẻ trang tính. Bạn luôn có thể in tài liệu. Nếu bạn in tài liệu, bạn có thể phân phối chúng tùy ý.

Thông thường, lý do bạn muốn chia sẻ một trang dưới dạng Google Trang tính là để những người khác có thể chỉnh sửa nó. Nhưng nếu nó là một phần của sổ làm việc lớn hơn, thì đây thực sự sẽ là một việc vặt; bạn sẽ cần đưa dữ liệu mà chúng thay đổi vào sổ làm việc ban đầu khi chúng hoàn tất.

Nếu bạn muốn cung cấp cho ai đó một bản sao không thể chỉnh sửa của tài liệu, cách nhanh nhất và dễ nhất là chỉ cần in trang đã cho. Điều này không chỉ có ít vấn đề bảo mật tiềm ẩn nhất mà còn là giải pháp đơn giản nhất cho một vấn đề công nghệ.

Chỉ chia sẻ một trang tính trên Google Trang tính

Điểm mấu chốt: Google không có quy trình hoặc phương pháp cụ thể để chia sẻ trang tính.

Thay vào đó, có một số lựa chọn thay thế bạn có thể sử dụng. Bạn có thể ngăn mọi người chỉnh sửa các trang tính cụ thể, bạn có thể ẩn các trang tính và bạn có thể xuất và chia sẻ các trang tính riêng lẻ từ một sổ làm việc lớn hơn.

Điều này có thể hơi bất tiện. Bạn có thể có nhiều trang trong sổ làm việc của mình có liên quan đến nhau, nhưng bạn có thể chỉ muốn một số người nhất định xem một trang duy nhất. Đối với hầu hết mọi người, xuất bản bản sao PDF của trang đó – hoặc thậm chí in nó – có thể là cách dễ nhất để chia sẻ thông tin.

Khi phát triển tài liệu Google Trang tính, bạn có thể muốn ghi nhớ điều này. Hãy xem xét thực tế rằng dữ liệu được chia sẻ trong một trang tính có thể được xem bởi bất kỳ ai được chia sẻ trang tính với họ và có thể khó chia sẻ các trang tính đơn lẻ mà không chia nhỏ tệp.

Xem thêm: Hướng dẫn khắc phục sự cố khi Google Tài liệu và Google Trang tính không tự động lưu