9 cách tận dụng triệt để những tính năng của Gmail [NEW]

Gmail của Google là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email nổi tiếng và được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới. Không chỉ hỗ trợ gửi mail, Gmail còn có nhiều tính năng khác giúp người dùng quản lý hộp thư, từ đó tăng hiệu suất công việc. Hôm nay, Hawk sẽ hướng dẫn bạn 9 cách để tận dụng tối đa các tính năng mà phiên bản web của Gmail cung cấp.

1. Ngăn xem trước: Tính năng ngăn xem trước

Trên thực tế, tính năng Preview Pane này đã xuất hiện trên hai phần mềm khác là Microsoft Outlook và Mail (ứng dụng mặc định trên hệ điều hành Windows 10). Với tính năng này, giao diện chính của ứng dụng sẽ được chia thành 3 cột: Hộp thư đến (Inbox) hoặc Thư mục (Folder); danh sách email trong Hộp thư đến / Thư mục và Ngăn Xem trước.

Ví dụ: khi bạn chọn một email từ danh sách, nội dung của nó sẽ được hiển thị trong Ngăn Xem trước này. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian vì không cần phải chuyển đổi qua lại giữa email bạn đã chọn và danh sách email.

9 cách để tận dụng tối đa các tính năng của Gmail

Và nếu bạn thích giao diện này xuất hiện trên Gmail thì bạn hoàn toàn có thể bật nó lên. Cách làm như sau:

  • Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải → chọn mục “Xem tất cả cài đặt”.
  • Nhấp vào “Hộp thư đến” → tìm “Ngăn đọc” và sau đó chọn “Bật ngăn đọc” và “Bên phải hộp thư đến”
  • Chọn “Lưu thay đổi”.

9 cách để tận dụng tối đa các tính năng của Gmail

2. Soạn thư thông minh: Dự đoán nội dung người dùng sắp viết

Tính năng dự đoán thông minh này được xây dựng dựa trên ý tưởng Trả lời thông minh. Tính năng Soạn thư thông minh sẽ có thể đoán những gì bạn sắp viết trong email của mình. Khi người dùng viết email, văn bản được dự đoán sẽ xuất hiện trên cùng một dòng với văn bản đang soạn, nhưng sẽ có màu nhạt hơn.

Tuy nhiên, tính năng này vẫn chưa thực sự hoàn hảo. Smart Compose hiện chỉ hỗ trợ tiếng Anh, thậm chí Google còn cảnh báo rằng tính năng này không thể đưa ra câu trả lời và không phải lúc nào cũng đoán được nội dung phù hợp với ngữ cảnh. Bên cạnh đó, theo một số bài kiểm tra, Smart Compose chỉ có thể dự đoán những từ cuối cùng trong câu. Có lẽ, tính năng này càng được sử dụng nhiều thì khả năng nhận biết và hiểu ngữ cảnh càng trở nên rõ ràng hơn.

Để bật dự đoán văn bản Soạn thư thông minh:
Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải → chọn mục “Xem tất cả cài đặt”.

9 cách để tận dụng tối đa các tính năng của Gmail

9 cách để tận dụng tối đa các tính năng của Gmail

Nhấp vào “Chung” → tìm đến “Soạn thư thông minh”, sau đó tích vào 2 mục “Bật đề xuất viết” và “Bật cá nhân hóa”.
Chọn “Lưu thay đổi”.

3. Báo lại: Tính năng báo lại email để người dùng kiểm tra sau

Khi kiểm tra hộp thư đến của mình trong Gmail, chúng tôi có thể cần trả lời một số email. Nhưng nếu bạn đang bận một việc gì đó và không thể trả lời ngay lập tức? Đừng lo lắng, vì Google đã thêm một tính năng hữu ích vào Gmail có tên là Tạm ẩn.

Tính năng này có công dụng chính là ẩn tạm thời email bạn chọn khỏi Hộp thư đến trong một khoảng thời gian nhất định. Sau khi đạt đến mốc thời gian cụ thể (đặt trước), Gmail sẽ gửi cho bạn thông báo về email cuối cùng mà bạn không có thời gian trả lời.

9 cách để tận dụng tối đa các tính năng của Gmail

Để sử dụng tính năng Báo lại, hãy nhấp vào biểu tượng đồng hồ trên thanh công cụ (nằm bên dưới thanh tìm kiếm). Sau đó, bạn sẽ chọn khoảng thời gian để báo lại thư theo ý muốn. Gmail cũng cung cấp các tùy chọn nhanh cho người dùng như “ngày mai”, “cuối tuần này” hoặc “tuần tới”.

4. Lên lịch Gửi: Tính năng lập lịch gửi email tự động

Như tên gọi của tính năng này, người dùng có thể thiết lập bất kỳ dòng thời gian nào để Gmail tự động gửi email của họ. Bên cạnh đó, Schedule Send còn cho phép người dùng kiểm tra danh sách email đã lên lịch để chỉnh sửa nội dung / hủy gửi email. Tính năng này rất hữu ích cho những ai có “não cá vàng”, giúp tránh trường hợp quên gửi email quan trọng hoặc gửi nhầm email.

9 cách để tận dụng tối đa các tính năng của Gmail

Việc kích hoạt Gửi theo lịch trình cũng rất đơn giản. Trong phần “Gửi” của mỗi email đều có biểu tượng hình tam giác, bạn bấm vào biểu tượng đó và chọn “Lên lịch gửi”. Cuối cùng, bạn chỉ cần chọn ngày và giờ mà bạn muốn gửi.

5. Chế độ bảo mật: Chế độ bảo mật cho email

Đây là công cụ quản lý quyền thông tin mới được Google ra mắt gần đây. Nó cho phép bạn thiết lập các tùy chọn cho email của bạn như được hiển thị, xem hoặc chia sẻ / chuyển tiếp.

Cụ thể, không thể chuyển tiếp hoặc in email được gửi ở Chế độ bảo mật. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể đặt ngày hết hạn cho email (đến ngày đặt trước, email sẽ biến mất) hoặc thêm yêu cầu mật khẩu vào email để tăng tính bảo mật.

Và nhờ chế độ bí mật, mỗi khi ai đó truy cập trái phép vào máy tính cá nhân của người nhận (người mà bạn gửi email), họ vẫn sẽ phải nhập mật khẩu để có thể xem nội dung trong email. .

Điểm đặc biệt ở đây là Google sẽ tự động tạo mã mật khẩu và gửi tin nhắn SMS đến điện thoại người nhận mỗi khi mở email. Do đó, kẻ gian sẽ không có cơ hội truy cập trái phép vào nội dung email giữa bạn và người nhận.

Để bật Chế độ bảo mật, hãy làm theo các bước sau:
Bấm vào biểu tượng ổ khóa đi kèm với đồng hồ nằm bên dưới khu vực soạn email (như hình bên dưới).

9 cách để tận dụng tối đa các tính năng của Gmail

Giao diện Chế độ bảo mật sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể đặt thời gian hết hạn trong phần “Đặt ngày hết hạn” và mật khẩu cho email trong phần “Yêu cầu mật mã”. Mặc dù mật khẩu cho email là không bắt buộc, bạn phải đặt ngày hết hạn cho email.

9 cách để tận dụng tối đa các tính năng của Gmail

Lưu ý, Chế độ bảo mật không phải là tùy chọn mặc định nên mỗi khi viết email, bạn cần làm theo các bước trên để có thể sử dụng tính năng này.

6. Block: Tính năng chặn email không mong muốn

Chắc hẳn ai cũng đã từng khó chịu trước những email rác được gửi đến từ một số cá nhân / tổ chức. Và Gmail hoàn toàn có thể giúp bạn chặn những email không mong muốn đó.

Để chặn các cá nhân / tổ chức bên thứ 3 đó, bạn chỉ cần bấm vào biểu tượng dấu ba chấm để mở rộng menu trong mục Thư rác, sau đó chọn mục “Chặn (tên người gửi email)”.

9 cách để tận dụng tối đa các tính năng của Gmail

9 cách để tận dụng tối đa các tính năng của Gmail

7. Tạo sự kiện: Tính năng tạo lịch nhắc sự kiện

Nếu bạn nhận được email mời bạn tham gia một cuộc họp / hội nghị hoặc một sự kiện, bạn có thể yêu cầu Gmail nhắc nhở bạn về thời gian. Tất nhiên không phải do bản thân Gmail mà là nhờ công cụ Lịch Google được tích hợp trong Gmail.

Để có thể sử dụng tính năng này, hãy nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm (menu mở rộng) trên thanh công cụ của email đó. Tiếp theo, bạn chọn “Tạo sự kiện” và trang web Lịch Google hiện ra, bạn chỉ cần đặt ngày mình muốn là xong.

9 cách để tận dụng tối đa các tính năng của Gmail

8. Google Tasks: Tính năng thêm các email quan trọng để tiện theo dõi

Google Tasks là một công cụ nhắc nhở và cho phép bạn ghi chú những việc quan trọng cần phải hoàn thành. Gmail cũng có một phím tắt tích hợp cho công cụ tiện lợi này. Cụ thể, khi bạn nhận được một email quan trọng với các dự án sắp tới, sự kiện quan trọng… cần làm hoặc tham dự, bạn chỉ cần thêm email đó vào Google Tasks.

9 cách để tận dụng tối đa các tính năng của Gmail

Để làm điều đó, hãy nhấp vào biểu tượng dấu tích (Thêm vào Nhiệm vụ) trên thanh công cụ của email. Khi đó giao diện của Google Tasks sẽ hiện ra. Tại đây bạn có thể ghi lại một số lưu ý cho những công việc sắp thực hiện.

9 cách để tận dụng tối đa các tính năng của Gmail

9. Dịch tin nhắn: Tính năng dịch email trực tiếp

Trong thời đại hội nhập ngày nay, việc nhận email từ nước ngoài đã trở nên quá quen thuộc với nhiều người. Và Gmail cũng sẽ hữu ích trong trường hợp này với một tính năng có tên là Dịch thư (sử dụng công cụ Google Dịch).

Để sử dụng tính năng này, hãy nhấp vào biểu tượng dấu 3 chấm (menu mở rộng) bên trong email bạn cần dịch. Sau đó, nhấp vào “Dịch tin nhắn” và bạn đã dịch thành công email đó.

9 cách để tận dụng tối đa các tính năng của Gmail

Trên đây là 9 cách giúp bạn tận dụng hết các tính năng mà Gmail mang lại. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và tiện lợi hơn.