6 cách khắc phục sự cố Google Docs thường gặp [NEW]

Bạn đã bao giờ gặp phải sự cố khó chịu của Google Docs nhưng không biết cách giải quyết chưa?

Trong quá khứ, một trình xử lý văn bản chỉ là một nơi để gõ những gì bạn muốn. Ngày nay, việc xử lý văn bản không còn đơn giản nữa, sẽ có rất nhiều thao tác phức tạp hơn nhưng cũng mang lại hiệu suất cao hơn. Google Docs là một trình soạn thảo văn bản dễ sử dụng, được nhiều người tin dùng với nhiều tính năng không ngừng phát triển.

Google Docs nhìn chung khá dễ sử dụng với hầu hết các tính năng xử lý văn bản phổ biến. Nhưng đôi khi, bạn cũng sẽ gặp khó khăn trong quá trình xử lý văn bản.

Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những sự cố cơ bản thường gặp khi sử dụng Google Docs và cách khắc phục.

Lưu ý: Hầu hết các vấn đề được mô tả ở đây thường xuất hiện trên giao diện web của Google Documents dành cho trình duyệt trên máy tính để bàn, giao diện này có đầy đủ tính năng và phức tạp hơn nhiều so với ứng dụng trên thiết bị di động.

vấn đề tài liệu google

Xem thêm: Hướng dẫn khắc phục sự cố khi Google Tài liệu và Google Trang tính không tự động lưu

1. Hoàn tác hoặc làm lại các chỉnh sửa văn bản

Tài liệu chính là công sức của hàng giờ đồng hồ làm việc, tài liệu bị mất rất khó lấy lại ý trước. Vì vậy, điều gì sẽ xảy ra khi một thành viên trong nhóm của bạn thực hiện thay đổi đối với Google Tài liệu gây nhầm lẫn hoặc không thống nhất trong tài liệu.

Lệnh hoàn tác bằng phím tắt Ctrl-Z (hoặc ⌘-Z, trên máy Mac) hoặc trong menu Chỉnh sửa chỉ hoạt động nếu bạn là người đã thực hiện chỉnh sửa gần đây. Nếu bạn rời khỏi trình chỉnh sửa tài liệu hoặc thực hiện một loạt các thay đổi khác sau đó, lệnh hoàn tác sẽ không hoạt động.

Làm thế nào để khắc phục:

  • Truy cập Lịch sử Phiên bản Google Tài liệu trong thanh menu hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Alt-Shift-H (hoặc ⌘-Alt-Shift-H). Bạn sẽ được điều hướng đến một trang mới và sẽ thấy các phiên bản tài liệu được lưu tự động vào các thời điểm khác nhau, những phần bị xóa hoặc thay đổi sẽ bị gạch bỏ và thay thế bằng phiên bản hiện tại của tài liệu. Cho dù.
  • Vấn đề là các phiên bản đó chỉ được lưu tại thời điểm chỉnh sửa cuối cùng, có nghĩa là bạn có thể tìm thấy hoặc không thể tìm thấy phiên bản từ chính xác điểm bạn muốn khôi phục. Cách tốt nhất là đặt tài liệu lưu theo cách thủ công để bạn có thể hoàn tác văn bản một cách nhanh chóng và dễ dàng hoặc xem phiên bản làm điểm tham chiếu trước khi bắt đầu chỉnh sửa tài liệu.
  • Để đặt chế độ lưu tài liệu theo cách thủ công, hãy nhấp vào Lịch sử phiên bản trong thanh menu, sau đó chọn Đặt tên cho phiên bản hiện tại. Đặt cho phiên bản bất kỳ tên nào bạn muốn và các phiên bản đã chỉnh sửa sẽ luôn có sẵn và dễ dàng nhận dạng trong menu Lịch sử Phiên bản.

cách khắc phục sự cố tài liệu google

2. Định dạng kiểu chữ

Có thể bạn đã sao chép một đoạn văn bản từ email hoặc trang web khác và dán nó vào Google Tài liệu, nhưng tất cả đều được viết hoa. Hoặc trong quá trình chỉnh sửa tài liệu, bạn muốn tất cả các tiêu đề ở một định dạng trông nhất quán và chính xác hơn. Thao tác thủ công rất mất thời gian. Hãy để Google Tài liệu tự động chuyển đổi, giúp bạn hoàn thành công việc dễ dàng và hiệu quả hơn.

Bạn chỉ cần bôi đen đoạn văn bản muốn chỉnh sửa, nhấn vào Định dạng trên thanh menu, sau đó chọn Văn bản => Viết hoa, như vậy đoạn văn bản được đánh dấu sẽ ở dạng chữ hoa. Trong phần menu của Google Docs còn có nhiều công cụ chỉnh sửa khác giúp định dạng đoạn văn bản thành chữ thường, chữ hoa hoặc định dạng tiêu đề mà không cần phải chỉnh sửa từng chút một.

cach khac phuc su co google docs 11

3. Định dạng ký tự tự động

Theo mặc định, Google Tài liệu sẽ đưa ra một số đề xuất định dạng, nhưng những đề xuất này thường không phù hợp với phong cách của người dùng. Ví dụ: Google Tài liệu sẽ tự động viết hoa từ đầu tiên của mỗi câu bạn nhập, tự động thay đổi trích dẫn thẳng (‘hoặc ”) thành trích dẫn cong (‘ hoặc“) hoặc thêm liên kết đến bất kỳ địa chỉ nào. chỉ web mà bạn nhập.

Docs cũng tự động thay đổi dấu chấm lửng ba ký tự tiêu chuẩn (…) thành dấu chấm lửng một ký tự (…), sử dụng ký hiệu Unicode cho đoạn văn đó. Nó cũng điều chỉnh các phân số thông thường (như 1/2) thành các ký hiệu một ký tự (như) và thay đổi các chữ viết tắt nhất định (như c / o) thành các ký tự Unicode. tương đương (như ℅).

Đối với một số mục đích nhất định, những thay đổi đó hoàn toàn ổn, nhưng trong một số trường hợp, nó gây trở ngại cho quy trình làm việc của người dùng. Tuy nhiên, bạn có thể tắt hoàn toàn các mặc định đó và yêu cầu Google Documents giữ nguyên định dạng văn bản ban đầu của bạn.

vấn đề tài liệu google

Vào thanh menu của Google Docs, chọn Công cụ, sau đó chọn Tùy chọn, bạn sẽ thấy 2 cột Thay thế tang lễ. Trong cột Ger Tang, bạn sẽ thấy các tùy chọn như tự động viết hoa, chuyển đổi dấu ngoặc kép và định dạng liên kết tự động, v.v. Nếu không muốn, bạn có thể bỏ dấu tích trước mỗi định dạng đó. . Đối với phân số và các thay thế văn bản nâng cao khác, bạn cần nhấp vào cột Thay thế và thực hiện tương tự như trong cột Chung.

vấn đề tài liệu google

4. Thông báo lỗi ngữ pháp

Google Docs sẽ thông báo cho bạn khi bạn mắc lỗi ngữ pháp, điều này hoàn toàn hữu ích trong một số trường hợp. Tuy nhiên, đôi khi nó cũng khiến người dùng mất tập trung bởi những dấu gạch ngang màu đỏ dày đặc, dày đặc. Có thể người dùng cố tình viết như vậy vì một số lý do nhất định hoặc dựa vào các cách tiếp cận cách điệu.

Giải pháp cho những tình huống như vậy là tắt gợi ý sửa ngữ pháp (có thể là tạm thời hoặc vĩnh viễn, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của bạn). Chuyển đến Công cụ trên thanh menu, sau đó chọn Chính tả và ngữ pháp, nhấp vào dòng Hiển thị đề xuất ngữ pháp / Hiển thị đề xuất chính tả để bỏ chọn và hủy kích hoạt tính năng phát hiện lỗi ngữ pháp / chính tả.

cach khac phuc su co google docs 10

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Từ điển cá nhân trong cùng menu đó để thêm các thuật ngữ cụ thể vào danh sách từ vựng của Google Tài liệu và giúp tài liệu của bạn không xác định các từ của bạn là lỗi.

5. Dấu đầu dòng

Google Tài liệu giúp bạn dễ dàng định dạng danh sách bằng dấu đầu dòng. Nếu không muốn sử dụng chấm đen mặc định, bạn có thể tham khảo một số tùy chọn định dạng khác trong thanh menu Định dạng => Dấu đầu dòng & đánh số. Tuy nhiên, các tùy chọn thay đổi khá hạn chế và có thể không bao gồm biểu tượng bạn muốn.

Chỉ với một vài thao tác, Google Tài liệu sẽ cho phép bạn chèn gần như bất kỳ biểu tượng nào có thể được sử dụng làm dấu đầu dòng. Tùy chọn này chỉ xuất hiện sau khi bạn đã tạo danh sách.

Đang làm:

  • Tạo danh sách có dấu đầu dòng trong tài liệu bằng phím tắt Ctrl-Shift-8 (hoặc ⌘-Shift-8). Sau đó, mở menu Định dạng và xem lại phần Dấu đầu dòng & đánh số. Bây giờ bạn sẽ thấy một menu tùy chọn Danh sách bổ sung, hãy nhấp vào nó và chọn Thêm dấu đầu dòng để chọn từ một loạt các kiểu ký hiệu dấu đầu dòng.
  • Trên thanh menu đó, bạn cũng có thể điều chỉnh việc đánh số trên danh sách. Danh sách sẽ không nhất thiết bắt đầu bằng số 1 mà có thể là số 1 hoặc các ký tự số khác.

vấn đề tài liệu google

6. Định dạng thư xin việc cho văn bản

Mặc dù Google Docs đã đáp ứng được hầu hết các tính năng cơ bản cho người dùng nhưng nó vẫn thiếu khả năng định dạng bìa thư hoặc nhãn. Nếu muốn có thêm tính năng đó, bạn sẽ cần cài đặt tiện ích bổ sung của bên thứ ba.

06 google docs fixes envelope formatting 100886330 large

Để tạo thư xin việc, bạn có thể sử dụng tiện ích bổ sung Page Sizer. Thêm tiện ích mở rộng này vào tài khoản của bạn (hoặc yêu cầu quản trị viên của bạn làm điều đó, nếu bạn đang sử dụng tài khoản công ty mà không có quyền truy cập trực tiếp vào tiện ích bổ sung), sau đó nhấp vào Tiện ích bổ sung trên thanh menu chính để tìm và kích hoạt tiện ích bổ sung này- trên. Sau khi làm như vậy, bạn chỉ cần nhập kích thước chính xác của đường viền mà bạn muốn, vì vậy bạn sẽ nhận được một định dạng như sau:

  • Khi bạn muốn tạo nhãn, Create & Print Labels là tiện ích bổ sung hoàn toàn phù hợp với mục đích của bạn. Tiện ích mở rộng sẽ hiển thị trong phần Tiện ích bổ sung sau khi được cài đặt và bạn sẽ được cấp quyền truy cập bằng một cú nhấp chuột để định dạng trang tức thì cho nhiều kích thước nhãn phổ biến khác nhau (từ Avery đến các loại nhãn khác nhau).
  • Page Sizer hoàn toàn miễn phí, trong khi Create & Print Labels chỉ miễn phí đối với một số định dạng nhãn tiêu chuẩn. Để có quyền truy cập vào tất cả các định dạng và tính năng có sẵn, bạn sẽ phải trả $ 30 / năm hoặc $ 80 để sử dụng mãi mãi.