5 công cụ hỗ trợ làm việc nhóm từ xa hiệu quả [NEW]

Đại dịch Covid-19 kéo dài đã dẫn đến nhiều thay đổi trong cuộc sống của chúng ta, và thay đổi tác động mạnh mẽ nhất chính là cách làm việc của con người. Do đó, một số lượng lớn doanh nghiệp phải chuyển sang làm việc từ xa với sự hỗ trợ của các công cụ trực tuyến. Hãy cùng tham khảo 5 công cụ hỗ trợ nhóm từ xa hiệu quả nhất qua bài viết dưới đây.

1. Một công cụ làm việc nhóm tốt cần những gì?

1.1. Trực quan, dễ sử dụng

Bạn có thể là một người dễ dàng tiếp nhận các công nghệ mới. Tuy nhiên, một công cụ hỗ trợ công việc trực tuyến tốt phải là một công cụ mà ai cũng có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng, kể cả những người không rành về công nghệ. Vì vậy, yếu tố trực quan, thân thiện với người dùng là tiêu chí đầu tiên cần xem xét khi một đội nhóm, doanh nghiệp quyết định lựa chọn công cụ làm việc cho các thành viên của mình.

1.2. Dựa trên đám mây

Các công cụ cộng tác dựa trên đám mây cung cấp một số lợi thế so với các công cụ chỉ hỗ trợ lưu trữ cục bộ trên máy tính để bàn. Thông thường, phần mềm chạy trên nền tảng đám mây sẽ có phiên bản ứng dụng dành cho máy tính để bàn, thiết bị di động,… để người dùng có thể truy cập ứng dụng từ mọi thiết bị được kết nối. Internet. Thêm vào đó, các ứng dụng đám mây thường cung cấp bản sao lưu miễn phí, vì vậy bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc mất dữ liệu quan trọng.

1.3. Uyển chuyển

Cộng tác không phải lúc nào cũng hoạt động theo cùng một cách giữa các nhóm. Thay vào đó, sự cộng tác hiệu quả đôi khi đòi hỏi sự thay đổi trong cách tiếp cận của bạn. Đó là lý do tại sao các công cụ làm việc từ xa hiệu quả cần phải rất linh hoạt và tích hợp nhiều chức năng trong một.

1.4. Khả năng tích hợp

Hầu hết các nhóm thường làm việc cùng lúc trên nhiều nền tảng và ứng dụng khác nhau. Do đó, việc các ứng dụng có thể tích hợp và liên kết qua lại sẽ là một điểm cộng lớn. Trước khi chọn một công cụ làm việc từ xa, bạn nên tự hỏi xem công cụ đó có khả năng tích hợp và bạn có thể chia sẻ tài liệu giữa nhiều ứng dụng hay không.

1.5. Bảo vệ

An toàn và Bảo vệ luôn là yếu tố cần lưu ý khi sử dụng bất kỳ phần mềm nào, đặc biệt là đối với các công cụ làm việc trực tuyến. Một phần mềm an toàn phải cho phép người dùng dễ dàng quản lý và phân quyền truy cập cho từng đối tượng cụ thể. Điều này nhằm đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng không bị chia sẻ và tiết lộ cho những người có ý định xấu.

2. 5 công cụ làm việc nhóm từ xa hiệu quả

2.1. nTask

nTask là một trong những công cụ quản lý dự án tốt nhất cho các nhóm từ xa. nTask kết hợp nhiều chức năng trong một. Điều này giúp các nhà quản lý dự án loại bỏ quá trình cài đặt phức tạp của nhiều công cụ riêng lẻ trên từng máy tính, từ đó tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí. Ngoài ra, nTask sử dụng lưu trữ dựa trên đám mây, vì vậy bạn và các thành viên trong nhóm của bạn có thể dễ dàng truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi, từ mọi thiết bị.

Với chức năng tuyệt vời liên quan đến làm việc từ xa và quản lý dự án, đăng kí Điều này hoàn hảo cho các dịch giả tự do, các tổ chức viễn thông và các nhóm nhỏ dựa vào Phần mềm quản lý dự án tiếp tục hoạt động.

Nhìn chung, nTask có thể trở thành phần mềm mà nhóm của bạn cần để cải thiện hiệu quả công việc và tạo ra giá trị nhanh chóng. Dưới đây là các tính năng chính mà ứng dụng tuyệt vời này cung cấp.

nTask Board

2.1.1. tính năng chính
  • Các mô-đun quản lý dự án khoa học, liền mạch
  • Bảng chấm công, giám sát thời gian và kiểm soát quá trình phê duyệt ở tất cả các cấp quản lý và nhân viên
  • Nhận xét thêm về chất lượng công việc
  • Xuất dữ liệu, báo cáo
  • Quản lý dự án hiệu quả thông qua các mốc thời gian, theo dõi tỷ lệ phần trăm hoàn thành dự án bằng biểu đồ, báo cáo kết quả và phân bổ nguồn lực
  • Quản lý cuộc họp: Lên lịch cuộc họp một lần hoặc định kỳ bằng cách gửi lời mời đến những người tham dự, thêm chi tiết thời gian và địa điểm
  • Liên kết các dự án và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm
2.1.2. Giá bán

Bên cạnh phiên bản miễn phí, nTask cung cấp các gói trả phí:

  • nTask Premium: 2,99 USD / người / tháng
  • nTask Business: 7,99 USD / người / tháng

2.2. Thứ hai

Phần mềm thứ hai trong danh sách phần mềm cộng tác và quản lý dự án ngày nay là một ứng dụng có tên: Thứ hai. Mặc dù là một trong những ứng dụng mới nhất trên thị trường, nhưng Monday đã nhanh chóng trở thành một trong những cái tên được nhắc đến nhiều nhất trong thời gian gần đây.

Một tính năng quan trọng mà Monday cung cấp là người dùng có thể dễ dàng bắt đầu tất cả các tác vụ và quy trình liên quan đến dự án của họ bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn trong ứng dụng. Điều này cho phép bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và bắt tay vào làm ngay thay vì thiết lập các mẫu theo cách thủ công cho từng dự án.

Ngoài ra, Monday có thể dễ dàng tích hợp với nhiều ứng dụng chia sẻ tài liệu trực tuyến và làm việc nhóm khác như: Google DriveGmail, Slack, Trello, Dropbox và GitHub.

monday tool

2.2.1. tính năng chính
  • Ghi nhật ký hoạt động
  • Theo dõi việc hoàn thành dự án dưới dạng biểu đồ, lịch, mốc thời gian
  • Kiểm soát truy cập người dùng
  • Lập kế hoạch hàng tháng và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên
  • Tự động hóa công việc lặp đi lặp lại
  • Chia sẻ tài liệu trực tuyến
2.2.2. Giá bán

Thứ hai cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí 14 ngày. Sau thời gian này, người dùng có thể đăng ký gói tiêu chuẩn bắt đầu từ $ 10 / người / tháng.

2.3. ProofHub

Tiếp theo trong danh sách là phần mềm tuyệt vời ProofHub. Ứng dụng này được thiết kế đặc biệt cho các nhóm lớn, những người không muốn chi quá nhiều tiền mỗi tháng cho một công cụ quản lý dự án và công việc từ xa. Tuy nhiên, ProofHub vẫn cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết.

Một điểm cộng lớn của phần mềm này là bạn sẽ không phải trả phí cho mỗi người dùng tham gia nhóm và sử dụng phần mềm. Thay vào đó, phần mềm tính phí cố định, sau đó bạn có thể thêm số lượng người dùng không giới hạn vào phần mềm mà không phải chịu thêm bất kỳ khoản phí nào.

proof hub

2.3.1. tính năng chính
  • Cộng tác trong thời gian thực
  • Trò chuyện, thảo luận nhóm ngay trên ứng dụng
  • Theo dõi lịch làm việc, đặt lời nhắc tự động
  • Lưu trữ tất cả các tài liệu trong một
  • Phân quyền và kiểm soát hoạt động của các thành viên dự án
  • Tạo báo cáo tùy chỉnh với số liệu tiến độ dự án
  • Tạo các mẫu dự án một lần và áp dụng cho cùng một dự án mà không cần tạo lại từ đầu
2.3.2. Giá bán

ProofHub cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí và 2 gói trả phí:

  • Gói thiết yếu: 45 USD / tháng (thanh toán hàng năm), giới hạn cho 40 dự án, 15GB dung lượng lưu trữ, không giới hạn số lượng người tham gia.
  • Gói kiểm soát tối ưu: $ 89 / tháng (thanh toán hàng năm), các dự án và người tham gia không giới hạn, 100GB bộ nhớ miễn phí.

2.4. Filestage

Filestage là một nền tảng cộng tác và đánh giá nội dung trực tuyến tất cả trong một giúp các nhóm theo dõi và phê duyệt công việc của nhau nhanh hơn. Nền tảng cho phép đồng nghiệp và khách hàng để lại nhận xét và chú thích tệp trong thời gian thực, giúp việc thu thập và tổng hợp phản hồi về chất lượng công việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. .

Filestage cho phép các thành viên trong nhóm và khách hàng dễ dàng nhận xét về tài liệu dưới dạng văn bản, hình ảnh, video và thậm chí cả âm thanh. Với Filestage, bạn có thể quản lý tất cả các đánh giá của mình ở một nơi, đẩy nhanh quá trình phê duyệt và hoàn thành các dự án nhanh hơn bằng cách loại bỏ liên lạc qua lại qua email.

filestage dashboard

2.4.1. tính năng chính
  • Thêm nhận xét và chú thích trực tiếp trên các tệp văn bản, hình ảnh và âm thanh
  • Cộng tác và chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực
  • Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc
  • Tạo danh sách việc cần làm
  • Sao chép và dán liên kết đánh giá vào các công cụ như: Slack, Trello hoặc Basecamp
  • Sử dụng mã hóa tiêu chuẩn AES 256-bit và lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ của Liên minh Châu Âu được chứng nhận ISO 27017
2.4.2. Giá bán
  • Filestage cung cấp bản dùng thử miễn phí cho tất cả các gói và đăng ký trả phí bắt đầu từ $ 89 / tháng: giới hạn 15 dự án, 10 người tham gia và 50GB dung lượng lưu trữ, không có mẫu.
  • Ngoài ra, bạn có thể nâng cấp lên gói Pro với giá 219 USD / tháng: Tạo 35 dự án, tối đa 10 thành viên, 50GB bộ nhớ, cung cấp 1 mẫu dự án.

2.5. Chanty

Bất cứ khi nào chúng ta nói về sự hợp tác trong một tổ chức hoặc bất kỳ môi trường làm việc nào khác, giao tiếp là một phần quan trọng. Và nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm vừa hỗ trợ làm việc nhóm từ xa, vừa đáp ứng nhu cầu giao tiếp của các thành viên thì không có phần mềm nào tốt hơn. Chanty.

Chanty là một nền tảng cộng tác dựa trên đám mây kết hợp giao tiếp, quản lý dự án và tự động hóa quy trình để giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn. Một trong những ưu điểm nổi bật nhất của ứng dụng này là tính trực quan và tính thực tế. Chanty dễ sử dụng đến mức bạn có thể làm quen ngay lập tức mà không cần đọc hướng dẫn của nhà sản xuất.

Chanty dashboard

2.5.1. tính năng chính
  • Trò chuyện với các thành viên trong thời gian thực
  • Thực hiện cuộc gọi âm thanh / video nhóm
  • Chia sẻ màn hình của bạn
  • Chia sẻ tin nhắn tức thì, tệp hoặc bất kỳ thứ gì khác
  • Tạo, chỉ định, lên lịch và thảo luận các nhiệm vụ trực tiếp trong ứng dụng
  • Tích hợp với nhiều ứng dụng như: Google Drive, Dropbox, Trello, GitHub, Zapier, Jira, Asana, …
  • Theo dõi quy trình làm việc của nhóm bằng Kanban Board
2.5.2. Giá bán
  • Chanty hiện cung cấp phiên bản miễn phí tích hợp hầu hết các tính năng quan trọng.
  • Ngoài ra, nếu muốn trải nghiệm nhiều tính năng cao cấp hơn, bạn có thể đăng ký gói Enterprise với chi phí 3 USD / người / tháng: Cho phép thực hiện cuộc gọi nhóm không giới hạn, chia sẻ màn hình, bộ nhớ lưu trữ vô tận.

Trên đây là 5 công cụ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả nhất hiện nay giúp phá bỏ mọi trở ngại liên quan đến quản lý và giao tiếp mà hình thức làm việc từ xa đặt ra cho mỗi cá nhân và tập thể. Lựa chọn và áp dụng một trong những công cụ này sẽ góp phần rất lớn vào việc nâng cao chất lượng và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.